一、選擇適合企業(yè)需求的展覽會(huì )
一般國際上經(jīng)貿類(lèi)展覽會(huì )根據不同的標準可以分為以下幾類(lèi)：
按參展企業(yè)、參觀(guān)觀(guān)眾成分構成可以分為國際性展覽會(huì )、地區性展覽會(huì )和國內展覽會(huì )。較為普遍的觀(guān)點(diǎn)是一個(gè)國際性展覽會(huì )其參展企業(yè)或者參觀(guān)觀(guān)眾至少20%以上來(lái)自外國。一般國際上著(zhù)名的大型品牌展覽會(huì )都是國際化程度很高的展覽會(huì )，其參展商和貿易觀(guān)眾的國際化比例都高達50%以上。
按展會(huì )開(kāi)放參觀(guān)對象可分為專(zhuān)業(yè)性展會(huì )和公共性質(zhì)展會(huì )。前者只對該行業(yè)專(zhuān)業(yè)人士和買(mǎi)家開(kāi)放，通常需要登記注冊且需購買(mǎi)門(mén)票；后者對普通公眾開(kāi)放。還有很多展覽會(huì )采取介于兩者之間的策略，把專(zhuān)業(yè)買(mǎi)家和公眾開(kāi)放日分開(kāi)安排。
按展出內容可分為專(zhuān)業(yè)性展覽會(huì )和綜合性展覽會(huì )。專(zhuān)業(yè)性展覽會(huì )展出內容限于有限的特定的某個(gè)或幾個(gè)行業(yè)，而綜合性展覽會(huì )則不限展出內容，往往涵蓋不同的行業(yè)。
根據展覽會(huì )現場(chǎng)對參展品處理的規定，可以分成展示性質(zhì)的展覽會(huì )和展賣(mài)性質(zhì)的展覽會(huì )。前者通過(guò)展示樣品，獲取專(zhuān)業(yè)買(mǎi)家的訂單，但展覽會(huì )現場(chǎng)不允許進(jìn)行展品的零售，不允許出現Sale一類(lèi)的標志；而后者則允許參展商在展覽會(huì )現場(chǎng)出售展品。
展覽會(huì )的這些分類(lèi)很多時(shí)候都是重疊的，譬如歐美國家的展覽會(huì )很多都是國際性的、專(zhuān)業(yè)性的（觀(guān)眾和展品兩方面）、展示性的，而非洲、拉美等發(fā)展中國家的展覽會(huì )則不少是綜合性的、展賣(mài)性的。通過(guò)一個(gè)展覽會(huì )的名稱(chēng)可以對展覽會(huì )的性質(zhì)和類(lèi)別做出初步的判斷，譬如“埃及泛阿拉伯/非洲塑料橡膠材料展覽會(huì )”、“德國法蘭克福禮品辦公用品展覽會(huì )”一看就是屬于專(zhuān)業(yè)性展覽會(huì )，而冠以“國際貿易博覽會(huì )”、“中國貿易展覽會(huì )”、“中國商品展覽會(huì )”等名字的展覽項目通常都是綜合性質(zhì)展覽會(huì )。了解這些事實(shí)的意義在于參展企業(yè)選擇參加什么類(lèi)別和性質(zhì)的展覽會(huì )直接關(guān)系到參展準備各項業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展。
對于企業(yè)具體決策選擇參加哪個(gè)展覽會(huì )，在此有兩條建議：
第一，對于歐美發(fā)達國家市場(chǎng)，當地產(chǎn)業(yè)分工細化，展覽行業(yè)比較發(fā)達，展覽項目也隨著(zhù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展愈分愈細，因此大家應該盡量根據自己產(chǎn)品的種類(lèi)選擇內容相符合的專(zhuān)業(yè)展覽會(huì )。通常大家可以通過(guò)以下途徑了解該專(zhuān)業(yè)展覽會(huì )是否符合自己企業(yè)的需求：
①大型展覽公司和其他展覽會(huì )組織者都會(huì )在自己的網(wǎng)站上設立具體展覽項目的網(wǎng)頁(yè)，在此公布該展覽會(huì )詳細的展品范圍、往屆展會(huì )參展商和觀(guān)眾數量與結構。有的還會(huì )請第三方統計機構根據展商及觀(guān)眾調查表做出展會(huì )統計報告并公布參會(huì )人員對展會(huì )效果、主辦方服務(wù)、展商及觀(guān)眾質(zhì)量的評價(jià)，參展商應該在決定參展之前認真閱讀這些信息并綜合判斷這個(gè)展會(huì )是否合適。
②認真閱讀招展文件。國內正規的組團單位都會(huì )在招展文件中搜集并如實(shí)反映上述信息，供參展企業(yè)做出正確的判斷。
第二，對于亞非拉發(fā)展中國家和新興市場(chǎng)，在缺乏專(zhuān)業(yè)展覽會(huì )的場(chǎng)合下，可以選擇參加當地影響力最大、觀(guān)眾人數最多、國際化程度最高的綜合性展覽會(huì )或為中國企業(yè)量身定制的“中國貿易展”。
二、做好參展前的準備工作
第一，掌握報名和籌備參展時(shí)間。很多國際展覽會(huì )均在頭一屆展覽會(huì )結束后就開(kāi)始下一屆招展工作。每?jì)赡昊蛉?、四年一度的展覽會(huì )則會(huì )在展前15-18個(gè)月即開(kāi)始報名。對中國的展商而言，由于牽涉到境外付款、簽證申請及展品國際運輸等復雜環(huán)節，最好能在展覽會(huì )開(kāi)幕前半年時(shí)間就報名。熱門(mén)展覽會(huì )的報名更是越早越好。很多專(zhuān)業(yè)展覽會(huì )主辦單位都會(huì )在企業(yè)報名后對展品的實(shí)物或者圖冊進(jìn)行打分評測，不合格的企業(yè)最終不能獲得展位。整個(gè)參展資格審核過(guò)程往往就需要1-2個(gè)月時(shí)間。對于持因公護照申請簽證的國內主管部門(mén)審批程序就需要近兩個(gè)月，需要海運的展品通常在展會(huì )開(kāi)幕前2個(gè)月就要運出，報名太晚顯然無(wú)法和其他展品一同運輸，加大展品不能按時(shí)運抵展出的風(fēng)險，同時(shí)辦理出國手續時(shí)間緊張，存在無(wú)法按時(shí)離境的風(fēng)險。因此出國參展決不能和參加國內展覽會(huì )那樣提前1-2個(gè)月才報名。由于出國參展籌備工作各個(gè)階段的時(shí)間性都特別強，因此各位在出國參展籌備的整個(gè)過(guò)程中一定要高度重視時(shí)間管理，每一步工作都需要設置最后完成時(shí)間，盡量按照組團單位下發(fā)的業(yè)務(wù)流程明確的時(shí)間結點(diǎn)來(lái)完成各項工作。
第二，合理做好參展預算。
通常來(lái)說(shuō)，參加國外展覽會(huì )的費用包括場(chǎng)地費用、展位搭建、展品運輸和人員費用四大塊。此外還有報名費、會(huì )刊登錄費、其他雜費（譬如在德國，經(jīng)AUMA認證的展覽會(huì )還有每平方米0.6歐元的管理費，法蘭克福的展覽會(huì )還有每參展商416歐元的電子平臺登錄費等）等相對小額的開(kāi)支。
一般組團單位的報價(jià)都是標準展位的費用，意味著(zhù)已經(jīng)包含了該展位的場(chǎng)地租金、標準展位的搭建和道具基本配備（桌、椅、地毯、一定量的架板、展柜、射燈、司標板等）以及基本照明電費、清潔費等。一般組團單位都會(huì )對自己展區的標準展位進(jìn)行統一風(fēng)格的裝修，例如我會(huì )一本都會(huì )采用比較明快的色調，統一使用CHINA和中國貿促會(huì )的標志突出中國館整體形象以吸引觀(guān)眾。因此對于希望節省成本而又醒目實(shí)用的參展企業(yè)，選擇標準展位是最好的辦法。當然展位搭建開(kāi)支取決于企業(yè)參展預算許可范圍和參展的目的。在需要的情況下也可以請專(zhuān)門(mén)的設計公司設計自己展位形象并單獨施工，這種特裝修一般成本都不菲，適合重點(diǎn)展示自己形象和品牌的大公司大展位。
隨展團統一運輸展品對企業(yè)來(lái)說(shuō)是比較便捷和節省成本的方式，組展單位報出的展品運輸價(jià)格一般分為海運價(jià)格（按照體積XX元/立方米）和空運價(jià)格（按照總量XX元/公斤）兩種方式，包括從指定倉庫集貨起直至博覽會(huì )展位的全程運輸費、倉儲費、報關(guān)手續費等費用。參展企業(yè)只需根據自己展品的情況依照報價(jià)提前計算展品運輸成本。需要注意的是因為展品類(lèi)別和參展國別與地域的不同，展覽品關(guān)稅的額度也有各自的規定，組團單位一般都會(huì )根據當地海關(guān)的要氣提前報價(jià)或做出合理的估算，并指導參展企業(yè)如何計算關(guān)稅開(kāi)支。
人員費用則是參展人員往返交通、境外餐飲、交通及住宿等境外生活開(kāi)支，一般組團單位都會(huì )詳細列出各項費用預算情況。
第三，選擇適合的展品，安排好展品的包裝，事先安排相關(guān)手續。
選擇適合的展品參展是境外參展獲得成功的重要保障?；驹瓌t是展品必須符合展覽會(huì )的主題和展出內容，展品能體現自己最新技術(shù)成果和水平，展品符合當年和來(lái)年流行趨勢，這樣才能在展覽會(huì )上適銷(xiāo)對路吸引買(mǎi)家的眼球。對于不同類(lèi)別和特點(diǎn)的展覽會(huì )，展品選擇上也有一定講究，例如歐美專(zhuān)業(yè)性展覽會(huì )，展品須成系列從而體現參展商的專(zhuān)業(yè)水平，但不在于量多，主要通過(guò)展示樣品來(lái)獲取訂單；但是對于一些發(fā)展中國家的展賣(mài)性展覽會(huì )，展期通常都比較長(cháng)（10天左右），參展商應充分考慮這一狀況，攜帶或發(fā)運足夠量的適合當地買(mǎi)家的展品，從而避免展出頭幾天展品就被搶購一空的局面。
展品必須適當包裝，既要確保展品運輸途中的安全，又要盡量避免報關(guān)時(shí)不必要的麻煩。例如如果可能盡量不要使用原木材料的外包裝，因為很多國家對原木包裝都有熏蒸的規定；如果是食品類(lèi)展品，還需要事先做好必要的檢驗檢疫手續，取得相關(guān)憑證；對于大型超重的機械設備，還要提前通知組團單位和運輸代理以安排特殊的大型吊裝搬運設備，確保裝運和卸載的安全。
第四，做好展位布置設計規劃，預定適合展品的道具。
剛才已經(jīng)提到，參展企業(yè)如果租用標準展位，一般都已經(jīng)包括了基本的道具配備。但是每家企業(yè)根據自己展品內容、企業(yè)文化、營(yíng)銷(xiāo)理念、展出目標等的差異，也應該事先對自己展位內部的展品擺放、內部裝飾（粘貼海報、懸掛各類(lèi)裝飾物品等）談判區域等事先做好規劃和設計。這就要求參展企業(yè)事先充分了解自己展位的狀況（展館號和展位號、在展館中的具體位置和周邊情況、展位開(kāi)面情況、墻板高度、展位總體色調等）。通常在基本道具之外，組團單位或施工單位會(huì )提供額外收費道具征訂表供企業(yè)選擇。對此參展企業(yè)應該精打細算，根據實(shí)際需求選擇。
第五，及時(shí)安排出國人員，做好出國手續辦理工作。
參展企業(yè)需盡早確定出國展覽專(zhuān)職負責人員，通常由一名公司管理層人員加上一名業(yè)務(wù)銷(xiāo)售或設計技術(shù)人員構成。提早充分了解目的地國簽證手續時(shí)間和需要準備的材料的具體規定。一定要注意如實(shí)申報自己個(gè)人情況和以往出國記錄情況，避免由于提供信息有誤而造成拒簽。在制作擔保函、派遣函、證明函等正式函件時(shí)，一定要用公司正確的對外抬頭紙。過(guò)去我們就遇到過(guò)由于抬頭紙上電話(huà)已經(jīng)更換，使館聯(lián)系不到參展企業(yè)而拒簽的情況。
第六，設計自己參展宣傳計劃，邀請已有客戶(hù)，準備宣傳資料。
參展企業(yè)應自己設計一個(gè)參展的宣傳計劃。事先應將自己的參展信息通知當地已有的客戶(hù)，邀請他們前來(lái)參觀(guān)。同時(shí)企業(yè)應事先準備好翻譯好的帶有當地語(yǔ)言的或至少是英語(yǔ)的宣傳圖冊、最新產(chǎn)品的圖片和介紹、新聞宣傳稿、帶有商標或logo的現場(chǎng)促銷(xiāo)用小禮品等宣傳用品，以便現場(chǎng)接待觀(guān)眾和新聞?dòng)浾叩皆L(fǎng)。
三、做好展會(huì )現場(chǎng)需加以注意的事項
針對展覽會(huì )現場(chǎng)發(fā)現的各類(lèi)對參展產(chǎn)生負面影響的問(wèn)題，貿促會(huì )展覽部都做了認真總結，編寫(xiě)成下面的表格，隨參展確認文件一同發(fā)放，作為對參展企業(yè)的指導。
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